Política de Retención de Datos

Períodos de retención por defecto

• Grabaciones de audio de llamadas de voz: 60 días desde la fecha de la llamada (calidad, capacitación, resolución de disputas; configurable a un período mayor para clientes con requisitos regulatorios).
• Transcripciones de llamadas: 12 meses (mejora del servicio, ajuste de instrucciones, revisión de escalamientos).
• Registros de conversaciones de chat: 12 meses.
• Registros de prospectos (base de datos propia de Oltomatic): 24 meses desde la última interacción; se eliminan antes a solicitud.
• Registros de prospectos en cuentas de cliente (OLTO Reach): según defina el cliente; por defecto 24 meses.
• Registros de cuenta y facturación: conforme a las obligaciones legales y tributarias aplicables.
• Correspondencia con clientes y prospectos: relación de trabajo + 24 meses.
• Registros de sistema y seguridad: 90 días.
• Copias de seguridad: ciclo continuo de 35 días.

Variaciones por cliente

Para clientes con requisitos regulados de retención (servicios financieros, salud, etc.) podemos extender la retención de audio hasta 24 meses mediante una modificación del contrato. Para clientes colombianos que operan bajo la Ley 1581 de 2012, los valores por defecto se revisan frente a los requisitos sectoriales colombianos antes de la firma del contrato.

Eliminación anticipada

Eliminamos antes de los plazos por defecto cuando: un titular ejerce su derecho de supresión bajo la Ley 1581 (sin excepción legal aplicable); un cliente termina el contrato — todos los datos controlados por el cliente se eliminan en un plazo de 90 días, salvo retención legal; o descubrimos que los datos se recopilaron de forma ilícita o se conservan por error.

Cómo funciona la eliminación

Eliminar significa hacer ilegibles los datos en nuestros sistemas de producción y en nuestros proveedores activos. Las copias de seguridad se sobrescriben en el ciclo de 35 días. Después de 35 días, las copias de respaldo de los datos eliminados desaparecen.

Solicitudes de acceso y supresión

Escriba a datos@oltomatic.co con el asunto 'Solicitud de titular — [Acceso | Supresión | Rectificación]'. Bajo la Ley 1581: respondemos en 10 días hábiles.